Formella fel som kan göra att ett anbud förkastas
I korthet
Ett anbud som inte uppfyller kraven förkastas i normalfallet. Det skriver Upphandlingsmyndigheten (UHM), den statliga myndighet som ger stöd i upphandlingsfrågor. Ett anbud som kommer in för sent får inte prövas alls.
Den upphandlande myndigheten (kommunen, regionen eller myndigheten som upphandlar) är dessutom inte skyldig att låta er förtydliga eller komplettera anbudet. Därför lönar det sig att hitta de formella felen före inlämning. Den här guiden går igenom 5 sådana fel, ett i taget.
2 regelverk: över och under tröskelvärdena
Reglerna finns i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU. Tröskelvärdena är beloppsgränser. Är upphandlingen värd lika mycket som gränsen eller mer gäller fler regler i LOU (1 kap. 4 §). Beloppen ändras och skrivs därför inte ut här.
Över tröskelvärdena gäller bland annat 4, 11, 12, 14 och 15 kap. Under tröskelvärdena gäller 19 kap. LOU och dessutom 1-3 kap., 5 kap., 20 och 21 kap. (19 kap. 1 §). Kapitel 19 gäller också vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster enligt bilaga 2, oavsett värde. Vid direktupphandling gäller i stället 19 a kap., och den här guiden tar inte upp direktupphandling. Kapitel 4, 11, 12, 14 och 15 gäller alltså inte under tröskelvärdena.
Vi anger vid varje lagrum om det gäller över eller under tröskelvärdena. Är ni osäkra på vilket regelverk er upphandling följer, ställ frågan till myndigheten.
Utgångspunkten: anbudet prövas mot kraven
UHM kopplar förkastandet till likabehandling:
Om anbudet inte innehåller eller motsvarar de ställda kraven ska anbudet, enligt den grundläggande upphandlingsprincipen om likabehandling, som utgångspunkt förkastas.
Förfrågningsunderlaget, ofta kallat underlaget, är alla handlingar som den upphandlande myndigheten publicerar för upphandlingen. UHM kallar helheten upphandlingsdokumenten. Över tröskelvärdena står det så här i 4 kap. 10 § andra stycket LOU. Den första av de 3 punkterna är den som gäller anbudets innehåll:
Myndigheten ska innan den tilldelar ett kontrakt kontrollera 1. att anbudet uppfyller de krav, villkor och kriterier som anges i upphandlingsdokumenten, 2. om leverantören ska uteslutas med stöd av 13 kap., och 3. att leverantören uppfyller de kriterier som myndigheten har angett att den kommer att tillämpa enligt 6 § och de krav som myndigheten har ställt enligt 14 kap. 1-5 §§.
Över tröskelvärdena står principerna bakom kontrollen i 4 kap. 1 § LOU:
Upphandlande myndigheter ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Upphandlingar ska vidare genomföras i enlighet med principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet.
Under tröskelvärdena står principerna i 19 kap. 2 § LOU, med i sak samma lydelse. Det som första meningen i citatet säger kallas principerna om likabehandling och öppenhet.
UHM beskriver också vad det betyder för er som lämnar anbud:
Utgångspunkten vid offentlig upphandling är att anbudsgivaren bara har en chans att lämna sitt bästa anbud.
UHM skriver "den upphandlande organisationen" och menar den upphandlande myndigheten:
Den upphandlande organisationen är inte skyldig att tillåta någon form av förtydligande eller komplettering.
Fel 1: Anbudet kommer in för sent
UHM skriver om anbudsprövningen:
Anbud som kommer in för sent ska också förkastas.
Och på sidan om att lämna anbud:
För sent inlämnade anbud får inte prövas av den upphandlande organisationen. Det är ditt ansvar som anbudsgivare att anbudet kommer in till sista anbudsdag.
Ett anbud som kommer in för sent får alltså inte prövas alls. Här bygger texten på Upphandlingsmyndighetens sidor, inte på en enskild paragraf i lagen.
Så undviker ni det. Lägg sista anbudsdag i er planering och räkna baklänges. Kontrollera i annonsen och i förfrågningsunderlaget både datum och klockslag för sista anbudsdag. Planera inlämningen så att ni har marginal. Ansvaret är ert, som UHM skriver.
Fel 2: Anbudet lämnas på fel sätt
Över tröskelvärdena säger 12 kap. 1 § LOU:
En upphandlande myndighet och en leverantör ska använda elektroniska medel när de kommunicerar med varandra under en upphandling. Myndigheten ska anvisa de elektroniska medel som ska användas.
Paragrafen säger hur ni ska kommunicera. Den säger inte vad som händer med ett anbud som lämnas på fel sätt. Det gör UHM, så följden som citeras här är UHM:s ord och inte lagens:
När den upphandlande organisationen kräver att anbudsansökningar eller anbud ska lämnas in elektroniskt, och en anbudsgivare trots detta lämnar in det i någon annan form, får myndigheten inte beakta handlingen.
Under tröskelvärdena säger 19 kap. 12 § LOU:
Förfarandet vid en upphandling är skriftligt.
Under tröskelvärdena kräver lagen inte att anbudet lämnas elektroniskt. Det bekräftar UHM:
I en upphandling under tröskelvärdena och vid upphandling av sociala och andra särskilda tjänster finns inget krav i lagstiftningen på att kommunikationen ska ske elektroniskt.
Hur anbudet ska lämnas står i förfrågningsunderlaget.
Så undviker ni det. Läs i förfrågningsunderlaget hur anbudet ska lämnas in och följ det. Är något oklart, ställ frågan i god tid under anbudstiden.
Fel 3: Anbudet är ofullständigt eller bilagor saknas
UHM skriver:
Ofullständigt ifyllda anbud är tyvärr vanligt och följden blir att dessa anbud förkastas.
Bland UHM:s punkter om vad ni ska tänka på står också:
Kontrollera att du har bifogat samtliga efterfrågade dokument och att de är aktuella.
Ett rättsfall från Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) visar hur strikt det kan bli. Domen HFD 2016 ref. 37 omfattar 2 mål. Det första gällde ett anbud från Sodexo som Nacka kommun hade förkastat. Ett krav var att näringsberäkningen skulle ange mängden enkelomättat fett, och den uppgiften saknades. Sodexo menade att mängden ändå gick att räkna fram ur de andra fettuppgifterna. Kammarrätten ansåg att kravet inte var uppfyllt även om det skulle gå att räkna ut. HFD skrev:
Kommunen gjorde alltså rätt som förkastade anbudet från Sodexo.
Domen meddelades den 20 maj 2016 och gäller den äldre lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Upphandlingen i det första målet var ett förenklat förfarande enligt den äldre lagens 15 kap. Ett obligatoriskt krav är det som den här guiden kallar ska-krav. HFD beskrev vad det betyder för dem som överväger att lämna anbud:
När en upphandlande myndighet har kommit fram till att en viss uppgift eller ett visst bevis måste finnas i anbudet och därför ställt ett obligatoriskt krav ska potentiella leverantörer kunna utgå ifrån att kravet är så viktigt att den som anser sig inte kunna, eller inte vilja, uppfylla kravet avstår från att lämna ett anbud.
Så undviker ni det. Gå igenom underlaget krav för krav och kontrollera att anbudet har ett svar på varje krav och att varje efterfrågad bilaga finns med. Skriv upp varje krav med citat, fil och sida. Hur ni gör det beskriver vi i guiden Hitta alla ska-krav i förfrågningsunderlaget.
Fel 4: Ni hänvisar i stället för att svara
Det som inte står i anbudet räknas inte. UHM skriver:
Den upphandlande organisationen ska endast ta hänsyn till sådant som uttryckligen framgår i anbudet och inget annat.
Därför gäller också denna uppmaning:
Hänvisa inte till webbplatser eller andra källor som den upphandlande organisationen måste hämta in utan skicka med efterfrågad information vid anbudslämnandet.
Så undviker ni det. Skriv svaret i anbudet. Bifoga det som efterfrågas i stället för att peka på var det finns.
Fel 5: Fel språk eller fel undertecknare
UHM har en punktlista under rubriken "Att tänka på vid anbud", och 2 av punkterna gäller språk och undertecknare. Den första handlar om språket:
Se till att anbudet är skrivet på det eller de språk som efterfrågas i upphandlingsdokumenten.
Den andra handlar om undertecknaren:
Säkerställ att det är rätt person som undertecknar anbudet.
Står språket eller undertecknaren som ett krav i underlaget gäller samma utgångspunkt som för andra krav: ett anbud som inte uppfyller kravet förkastas i normalfallet.
Så undviker ni det. Kontrollera vad underlaget säger om språk och undertecknare, och skriv upp båda i er kravlista.
När myndigheten godtar ett anbud den borde ha förkastat
Det andra målet i HFD 2016 ref. 37 gällde en upphandling som Vatten & Avfall i Malung-Sälen AB gjorde. I domen kallas bolaget VAMAS. Ett obligatoriskt krav var att referensförteckningen skulle ange ungefärlig årsomsättning för referensuppdragen. Den uppgiften saknades i anbudet från SITA Sverige AB (SITA), men VAMAS godtog anbudet ändå. SITA:s anbud förkastades alltså inte. HFD skrev:
Mot bakgrund av det anförda finner Högsta förvaltningsdomstolen att VAMAS åtgärd att godta SITA:s anbud inte är förenlig med likabehandlingsprincipen. Vid sådant förhållande och då åtgärden kan anses ha skadat upphandlingens konkurrensuppsökande skede ska upphandlingen göras om.
Avgörandet gäller den äldre lagen om offentlig upphandling (2007:1091) och meddelades den 20 maj 2016. Motsvarande principer finns i dag i 4 kap. 1 § LOU, över tröskelvärdena, och i 19 kap. 2 §, under tröskelvärdena. I det andra målet ledde godtagandet till att upphandlingen skulle göras om. Även om myndigheten godtar ett anbud med ett fel kan en domstol alltså, efter en ansökan om överprövning, besluta att upphandlingen ska göras om. Räkna därför inte med att ett fel godtas.
Om ert anbud har förkastats: begär skälen
Ni kan begära upplysningar om skälen för att anbudet förkastats. Över tröskelvärdena finns regeln i 12 kap. 13 § LOU. Första stycket gäller skälen till att ett anbud förkastats. Andra stycket gäller den som lämnat ett godtagbart anbud. Tidsfristen för båda står i slutet av paragrafen:
Upplysningar enligt första och andra styckena ska lämnas snarast möjligt och senast inom 15 dagar från det att en skriftlig begäran kom in.
Under tröskelvärdena gäller 19 kap. 20 § LOU:
Upplysningarna ska lämnas snarast möjligt och senast inom 15 dagar från det att en skriftlig begäran kom in till myndigheten.
De 15 dagarna är myndighetens frist att svara, inte er frist att begära.
Gör begäran skriftligen och ange vilken upphandling det gäller. Spara datumet då ni skickade den.
Fristerna för överprövning kan vara korta, så vänta inte på svaret om ni överväger att begära överprövning. En ansökan om överprövning ska ha kommit in till förvaltningsrätten före utgången av avtalsspärren (20 kap. 11 § LOU). Avtalsspärren är en tid då myndigheten inte får ingå avtal. Skickas underrättelsen om tilldelningsbeslutet (beslutet om vem som får kontraktet) elektroniskt får avtal inte ingås förrän 10 dagar har gått från det att underrättelsen skickades (20 kap. 1 §). Skickas den på annat sätt än elektroniskt är tiden 15 dagar (20 kap. 1 § andra stycket).
Står en längre avtalsspärr i underrättelsen gäller den. I vissa fall gäller ingen avtalsspärr (20 kap. 2 §). När ingen avtalsspärr gäller kan avtal ingås direkt, och en upphandling får inte överprövas efter det att avtal har slutits (20 kap. 6 § andra stycket). Reglerna i 20 kap. gäller både över och under tröskelvärdena (19 kap. 1 § andra stycket).
Utöver avtalsspärren tar den här guiden inte upp överprövning eller skadestånd. Behöver ni juridisk rådgivning, vänd er till en jurist.
Om den här guiden
Den här guiden är skriven med hjälp av AI. Citat och lagrum har jämförts med källorna längst ned av en separat AI-granskning. Ingen jurist har granskat den.
Läs alltid förfrågningsunderlaget i er egen upphandling. Där står de krav och datum som gäller för just den.
Det här är allmän information och ingen juridisk rådgivning.
Lagtext och rättsfall kontrollerade . Upphandlingsmyndighetens sidor hämtades samma dag.
Läs också
- Hitta alla ska-krav i förfrågningsunderlaget: så bygger ni en egen kravlista med citat, fil och sida.
- Får ett anbud kompletteras efter sista anbudsdag?: skillnaden mellan att rätta, förtydliga och komplettera, och vad som gäller efter sista anbudsdag.
- Kvalificeringskrav: omsättning, försäkring och referenser: vad myndigheten får kräva av er som leverantör över tröskelvärdena.
- Alla guider: översikt över de 5 guiderna.
Så kan Anbudskollen hjälpa
Anbudskollen är en ny tjänst och har inga kundomdömen än. Se i stället hur en leverans ser ut i exempellistan.
Ladda upp förfrågningsunderlaget och ert utkast, så får ni inom 48 timmar en kontrolllista över ska-kraven (de obligatoriska kraven). Varje krav har ett citat ur underlaget med fil och sida, och en bedömning av om utkastet verkar besvara det.
Ingen garanti för att listan är fullständig eller rätt: AI:n kan missa krav. Kontrolllistan tas fram av AI utan mänsklig granskning. Leverans inom 48 timmar efter uppladdningen, annars betalar vi tillbaka hela beloppet automatiskt.
AI:n kan också bedöma fel. Därför står fil och sida vid varje krav: slå upp citaten i underlaget och kontrollera dem innan ni lämnar in. Anbudskollen ger ingen juridisk rådgivning och ingen bedömning av anbudets chanser. Ni ansvarar själva för anbudets innehåll och för att det lämnas in i tid.
1 490 kr exkl. moms per kontrolllista.
Läs mer på startsidan.
Källor
- Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (lydelse till och med SFS 2026:880), 1 kap. 4 §, 4 kap. 1 och 10 §§, 12 kap. 1 och 13 §§, 19 kap. 1, 2, 12 och 20 §§, 20 kap. 1, 2, 6 och 11 §§, riksdagen.se, https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/lag-20161145-om-offentlig-upphandling_sfs-2016-1145/ (kontrollerad )
- Högsta förvaltningsdomstolen, HFD 2016 ref. 37, domstol.se, https://www.domstol.se/globalassets/filer/domstol/hogstaforvaltningsdomstolen/2016/hfd-2016-ref.-37.pdf (PDF) (kontrollerad )
- Upphandlingsmyndigheten, Anbudsprövningen, https://www.upphandlingsmyndigheten.se/inkopsprocessen/genomfor-upphandlingen/anbudsprovningen/ (hämtad )
- Upphandlingsmyndigheten, Lämna anbud, https://www.upphandlingsmyndigheten.se/gora-affarer-med-offentlig-sektor/lamna-anbud/ (hämtad )