Hitta alla ska-krav i förfrågningsunderlaget

Vad ett ska-krav är

Förfrågningsunderlaget, ofta kallat underlaget, är alla handlingar som myndigheten publicerar för upphandlingen. Upphandlingsmyndigheten (UHM), den statliga myndighet som ger stöd i upphandlingsfrågor, kallar helheten upphandlingsdokumenten.

"Ska-krav", "skall-krav" och "obligatoriskt krav" betyder samma sak: ett krav som anbudet måste uppfylla. Den här guiden använder ordet ska-krav.

Det finns andra sorters krav som inte tas upp här. Ett exempel är tilldelningskriterierna, som UHM beskriver som så kallade bör-krav. De används i utvärderingen. Hur den upphandlande myndigheten använder orden "ska", "bör" och "kriterier" framgår av underlaget.

Därför är ska-kraven avgörande

UHM skriver om anbudsprövningen:

På samma sida står:

Tröskelvärdena är beloppsgränser. Är upphandlingen värd lika mycket som gränsen eller mer gäller fler regler i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU. Över tröskelvärdena står regeln om kontrollen av kraven i 4 kap. 10 § andra stycket LOU. Den första av de 3 punkterna gäller anbudets innehåll:

Under tröskelvärdena gäller 19 kap. LOU och dessutom 1-3 kap., 5 kap., 20 och 21 kap. (19 kap. 1 §). Kapitel 19 gäller också vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster enligt bilaga 2, oavsett värde. Vid direktupphandling gäller i stället 19 a kap., och den här guiden tar inte upp direktupphandling. Kapitel 4, 11, 12, 14 och 15 gäller alltså inte under tröskelvärdena.

Under tröskelvärdena står principerna för upphandlingen i 19 kap. 2 §. Den har i sak samma lydelse som 4 kap. 1 §, som gäller över tröskelvärdena. Enligt principerna ska leverantörer behandlas på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt, och upphandlingen ska genomföras på ett öppet sätt. Läs i underlaget vad som gäller i er upphandling.

I HFD 2016 ref. 37 har Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) prövat frågan om anbud som inte uppfyller ett obligatoriskt krav. Domen meddelades den 20 maj 2016 och gäller den äldre lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Den omfattar 2 mål, och här används det första.

Nacka kommun förkastade Sodexos anbud. Ett krav var att näringsberäkningen skulle ange mängden enkelomättat fett, och den uppgiften saknades. Sodexo menade att mängden ändå gick att räkna fram ur de andra fettuppgifterna. Kammarrätten ansåg att kravet inte var uppfyllt även om det skulle gå att räkna ut. Målet gällde ett förenklat förfarande enligt den äldre lagens 15 kap. HFD skriver:

Domstolen förklarar också vad ett obligatoriskt krav betyder för dem som överväger att lämna anbud:

Behandla alltså inget ska-krav som en detalj. UHM skriver dessutom:

Var ska-kraven står

Kraven kan finnas på flera ställen. UHM varnar för det:

UHM delar in underlaget i 6 delar: administrativa villkor, krav på leverantören, krav på upphandlingsföremålet, grund för utvärdering, kontraktsvillkor och kontraktsuppföljning. Gå igenom alla delar, alla bilagor och alla svar på frågor. Börja med en lista över filerna och bocka av en fil i taget, så att ingen bilaga blir kvar oläst.

Läs även svaren på frågor som den upphandlande myndigheten publicerar under anbudstiden, alltså tiden fram till sista anbudsdag. Ett svar kan ändra ett krav. Uppdatera då kravlistan.

Ord som brukar markera krav

Sök i varje fil efter orden "ska", "skall", "måste" och "krav". Det är ett tips, inte en regel. Ett krav kan vara formulerat utan de orden, och ordet "ska" kan stå i en mening som inte är ett krav på anbudet. Läs därför texten runt varje träff, och läs sedan hela underlaget även där sökningen inte gav något.

Går det inte att söka i en fil kan den vara en bild av text. Läs den då sida för sida.

När ni ska visa att kravet är uppfyllt

Kraven kan ha olika tidpunkter för när ni ska visa att de är uppfyllda. UHM beskriver 3 tidpunkter: vid anbudsinlämningen, vid avtalsteckningen eller under kontraktstiden.

Skriv i kravlistan när ni ska visa att varje krav är uppfyllt. Ett krav som ni ska visa vid anbudsinlämningen ska ha sitt svar i anbudet. Står tidpunkten inte i underlaget, fråga den upphandlande myndigheten.

Gör en egen kravlista

Skapa ett dokument med en rad per ska-krav. Ge varje rad 6 uppgifter:

• Nummer, så att ni kan hänvisa till raden.
• Citat: kravets mening, kopierad som den står. Ändra inget och förkorta inget.
• Fil och sida, så att ni hittar kravet igen.
• När ni ska visa att kravet är uppfyllt: vid anbudsinlämningen, vid avtalsteckningen eller under kontraktstiden.
• Var svaret finns i utkastet, med avsnitt eller sida.
• Status: "besvarat", "saknas" eller "oklart".

Så här kan en rad se ut (påhittat exempel): nummer 4, citat [kravets mening, kopierad], fil underlag.pdf, sida 6, tidpunkt vid anbudsinlämningen, svar i avsnitt 3.2 i utkastet, status "besvarat".

Kopiera meningen i stället för att sammanfatta den. Då slipper ni tolka om kravet, och ni ser direkt om ert svar motsvarar orden. Svara också uttryckligen i anbudet. UHM skriver så här (med "organisationen" menar UHM den upphandlande myndigheten):

Gör så här, i den ordningen:

1. Läs hela underlaget och fyll i uppgifterna om citat, fil, sida och tidpunkt.
2. Fyll i var svaret finns i utkastet. Rader utan svar får status "saknas".
3. Gå igenom listan igen varje gång myndigheten publicerar ett nytt svar eller en ny bilaga.
4. Gå igenom listan rad för rad mot utkastet strax före inlämningen.

När ett krav är oklart

Är ett krav oklart, ställ en fråga till myndigheten under anbudstiden. Över tröskelvärdena säger 12 kap. 11 § första stycket LOU:

Under tröskelvärdena finns en motsvarande regel i 19 kap. 13 §, som också anger 6 dagar. Över tröskelvärdena är fristen 4 dagar vid påskyndat förfarande (12 kap. 11 § andra stycket). Påskyndat förfarande betyder att myndigheten har kortat anbudstiden för att det är bråttom.

Dagarna är myndighetens frist för att svara, inte er frist för att fråga. Myndigheten är bara skyldig att svara om frågan har ställts i god tid, och underlaget kan ange en egen sista dag för frågor. Fråga därför så tidigt ni kan.

Guiden Frågor och svar under anbudstiden går igenom hur frågor och svar fungerar.