Kvalificeringskrav: omsättning, försäkring och referenser

Krav på er och krav på uppdraget

Ett kvalificeringskrav handlar om er som företag: hur ni står er ekonomiskt och vad ni klarar av. Ett krav på uppdraget handlar om det ni ska leverera, till exempel hur en tjänst ska utföras.

Båda sorterna kan stå som ska-krav i förfrågningsunderlaget, alltså krav som måste uppfyllas. Hur ni hittar alla ska-krav beskriver guiden Hitta alla ska-krav i förfrågningsunderlaget.

Vad myndigheten får kräva över tröskelvärdena

Enligt 14 kap. 1 § LOU får kvalificeringskraven bara gälla 3 områden:

• behörighet att utöva yrkesverksamhet,
• ekonomisk och finansiell ställning,
• teknisk och yrkesmässig kapacitet.

Kraven ska vara lämpliga, ha anknytning till det som ska anskaffas och stå i proportion till det som upphandlas.

Krav på ekonomisk och finansiell ställning kan enligt 14 kap. 3 § gälla en minsta årsomsättning eller en minsta omsättning inom det område som omfattas av kontraktet, en viss kvot mellan tillgångar och skulder eller en lämplig ansvarsförsäkring. Krav på teknisk och yrkesmässig kapacitet kan enligt 14 kap. 5 § gälla personalresurser, tekniska resurser och erfarenhet.

Under tröskelvärdena

Under tröskelvärdena gäller 19 kap. LOU och dessutom 1-3 kap., 5 kap., 20 och 21 kap. (19 kap. 1 §). Kapitel 19 gäller också vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster enligt bilaga 2, oavsett värde. Vid direktupphandling gäller i stället 19 a kap., och den här guiden tar inte upp direktupphandling. Kapitel 4, 11, 12, 14 och 15 gäller alltså inte under tröskelvärdena.

De grundläggande principerna, bland annat likabehandling och öppenhet, gäller ändå. De står i 19 kap. 2 § LOU, som i sak har samma lydelse som 4 kap. 1 §. Myndigheten ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt och genomföra upphandlingar på ett öppet sätt.

Upphandlingsmyndigheten (UHM), den statliga myndighet som ger stöd i upphandlingsfrågor, skriver så här om kvalificeringskrav under tröskelvärdena:

Under tröskelvärdena ska upphandlingsdokumenten enligt 19 kap. 9 § ange vilka krav leverantören ska uppfylla för att få delta. Kontrollera vilket regelverk upphandlingen följer innan ni tolkar kraven. Resten av guiden gäller över tröskelvärdena, om inget annat sägs.

Omsättning och försäkring över tröskelvärdena

Ett krav på minsta omsättning har ett tak enligt 14 kap. 4 § LOU:

Hänvisningen i citatet gäller 14 kap. 3 § punkt 1, alltså en viss minsta årsomsättning eller en minsta omsättning inom det område som omfattas av kontraktet. Kravet får alltså vara högst dubbelt så högt som upphandlingens uppskattade värde. Finns det särskilda skäl med hänsyn till byggentreprenadernas, tjänsternas eller varornas art får kravet bestämmas till ett högre belopp. Myndigheten ska då ange omständigheterna i något av upphandlingsdokumenten eller i en individuell rapport (myndighetens egen dokumentation av upphandlingen). Vilka skäl som räcker tar vi inte upp här.

Som bevis för ekonomisk ställning får myndigheten enligt 15 kap. 10 § i första hand begära intyg från banker eller bevis om ansvarsförsäkring. Myndigheten får också i första hand begära årsredovisningar eller utdrag ur dem, om årsredovisningarna ska offentliggöras i det land där ni är etablerade. Den får på samma sätt begära uppgift om omsättning för högst de 3 senaste verksamhetsåren. Har ni godtagbara skäl för att inte lämna den utredning myndigheten begär, får ni i stället åberopa annan utredning, alltså andra handlingar som visar er ekonomiska ställning, som myndigheten finner lämplig (15 kap. 10 § andra stycket).

Skriv upp 3 saker för varje krav på omsättning eller försäkring i underlaget: beloppet, vilken period det gäller och vilket dokument som visar det.

Referenser och SITA-fallet

En förteckning över tidigare uppdrag, en så kallad referensförteckning, är ett sätt att visa teknisk och yrkesmässig kapacitet. Enligt 15 kap. 11 § får myndigheten begära en förteckning över de viktigaste varuleveranserna eller tjänsterna för högst de 3 senaste åren. För byggentreprenader får myndigheten i stället begära en förteckning över genomförda byggentreprenader för högst de 5 senaste åren, med intyg om att de viktigaste har utförts på ett tillfredsställande sätt.

Ett exempel på hur strikt en saknad uppgift kan bedömas finns i HFD 2016 ref. 37. Domen omfattar 2 mål, och exemplet är det andra. Den gäller den äldre lagen om offentlig upphandling (2007:1091) och meddelades den 20 maj 2016. Motsvarande principer finns i dag i 4 kap. 1 § LOU (över tröskelvärdena) och 19 kap. 2 § LOU (under tröskelvärdena).

SITA Sverige AB (SITA) tilldelades kontraktet i en upphandling av avfallshämtning. Upphandlingen gjordes av Vatten & Avfall i Malung-Sälen AB, som i domen kallas VAMAS.

VAMAS godtog SITA:s anbud, trots att referensförteckningen saknade uppgiften om ungefärlig årsomsättning för referensuppdragen. Att lämna den uppgiften var ett obligatoriskt krav. SITA:s anbud förkastades alltså inte. Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) bedömde godtagandet så här:

Domstolen beslutade att upphandlingen skulle göras om. Likabehandling betyder att leverantörerna ska behandlas likvärdigt. Det konkurrensuppsökande skedet är den del av upphandlingen där leverantörer bjuds in att lämna anbud.

Se avgörandet som ett exempel på att en uppgift som saknas i en referensförteckning kan få betydelse. Det säger inte hur er upphandling avgörs.

Egen försäkran över tröskelvärdena

Över tröskelvärdena får ni enligt 15 kap. 1 § LOU lämna en egen försäkran, alltså en skriftlig uppgift från er själva om att ni uppfyller kraven, inte en försäkring. Lagen kallar formuläret "det standardformulär som Europeiska kommissionen har fastställt" (15 kap. 1 § tredje stycket). UHM kallar det ESPD (European Single Procurement Document) och skriver att det bara är aktuellt över tröskelvärdena.

Enligt UHM finns ingen skyldighet att lämna ESPD. Den upphandlande myndigheten kan däremot ställa det som krav, och då måste ni lämna det.

Myndigheten ska ta emot försäkran som ett första bevis. Lagen säger i 15 kap. 2 §:

Preliminärt betyder att försäkran räcker till en början. Myndigheten kan sedan begära de dokument som visar att det ni skrivit stämmer. Den leverantör som myndigheten avser att tilldela kontraktet ska på begäran lämna kompletterande dokument, alltså de intyg som visar att försäkran stämmer (15 kap. 4 §). Kravet på att begära dokumenten före tilldelningsbeslutet (beslutet om vem som får kontraktet) gäller inte kontrakt som bygger på vissa ramavtal (7 kap. 4 och 6 §§). Myndigheten får också begära intyg när som helst under upphandlingen, om den anser det nödvändigt (15 kap. 3 §).

Ett annat företags resurser

Över tröskelvärdena får ni enligt 14 kap. 6 § LOU åberopa ett annat företags kapacitet, till exempel en underleverantörs, för krav på ekonomisk och finansiell ställning eller teknisk och yrkesmässig kapacitet. För utbildnings- och yrkeskvalifikationer enligt 15 kap. 11 § punkt 7 gäller en begränsning. Där får ni bara åberopa ett annat företags kapacitet om det företaget också kommer att utföra den tjänst eller byggentreprenad som kapaciteten krävs för. Lämnar ni en egen försäkran och åberopar andra företags kapacitet över tröskelvärdena, ska den åtföljas av en särskild försäkran för vart och ett av företagen (15 kap. 1 §). Under tröskelvärdena finns en motsvarande regel i 19 kap. 5 §.

Lagen lägger bevisbördan på er:

När bevisen ska lämnas

UHM skriver att kraven kan behöva uppfyllas eller visas vid olika tidpunkter: i samband med anbudsinlämningen, i samband med avtalsteckningen (när avtalet tecknas) eller under kontraktstiden. Se efter i underlaget när varje krav ska visas.

En arbetsgång

1. Markera i underlaget varje krav som gäller er som företag.
2. Skriv upp beloppet eller nivån, perioden och vilket bevis som efterfrågas för varje krav.
3. Skriv upp när beviset ska lämnas.
4. Kontrollera strax före inlämningen att varje handling finns och stämmer med det ni uppgett.

Guiden Formella fel som kan göra att ett anbud förkastas går igenom vad som kan hända med ett anbud där något saknas. Upptäcker ni en brist först efter sista anbudsdag, läs Får ett anbud kompletteras efter sista anbudsdag?