Frågor och svar under anbudstiden

Över och under tröskelvärdena

Beloppen för tröskelvärdena ändras, så de står inte här. Se i annonsen vilket regelverk er upphandling följer, och fråga myndigheten om det inte framgår.

Under tröskelvärdena gäller 19 kap. LOU och dessutom 1-3 kap., 5 kap., 20 och 21 kap. (19 kap. 1 §). Kapitel 19 gäller också vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster enligt bilaga 2, oavsett värde. Vid direktupphandling gäller i stället 19 a kap., och den här guiden tar inte upp direktupphandling. Kapitel 4, 11, 12, 14 och 15 gäller alltså inte under tröskelvärdena.

Håll isär anbudstiden och svarsfristen

• Vid öppet förfarande är anbudstiden tiden från den dag då annonsen skickas för publicering fram till sista anbudsdag (11 kap. 2 §). Den räknas i dagar.
• Myndighetens svar ska lämnas senast 6 dagar före sista anbudsdag, om frågan har ställts i god tid. Det är myndighetens frist, inte er, och den är något annat än anbudstidens längd.

Fristerna i den här guiden är till för att ni ska kunna planera. Vilka datum som gäller i er upphandling står i annonsen och förfrågningsunderlaget.

Ni har rätt att ställa frågor

Upphandlingsmyndigheten (UHM) är den statliga myndighet som ger stöd i upphandlingsfrågor. UHM skriver att ni som leverantör har rätt att ställa frågor. UHM använder ordet "organisationen" om den upphandlande myndigheten, och "upphandlingsdokumenten" är det som också kallas förfrågningsunderlaget.

Enligt UHM sker frågor och svar i det elektroniska upphandlingsverktyg som den upphandlande myndigheten använder. Hur ni kontaktar den upphandlande myndigheten framgår av upphandlingsdokumenten.

Svarsfristen över tröskelvärdena

Över tröskelvärdena anger 12 kap. 11 § LOU att myndigheten ska lämna kompletterande upplysningar på begäran av en leverantör:

Vid påskyndat förfarande enligt 11 kap. 10 § är det 4 dagar (12 kap. 11 § andra stycket). Påskyndat förfarande betyder att myndigheten har kortat anbudstiden för att det är bråttom.

Myndigheten är bara skyldig att svara om frågan har ställts i god tid. Lagen anger ingen sista dag för det. Upphandlingsdokumenten gör det, skriver UHM:

Fråga därför så tidigt ni kan, och senast den dag som underlaget anger.

Svarsfristen under tröskelvärdena

Under tröskelvärdena gäller samma regel om 6 dagar enligt 19 kap. 13 § LOU. Den gäller också när myndigheten på eget initiativ lämnar upplysningar. Upplysningarna ska lämnas skriftligen "på ett sådant sätt att alla leverantörer som deltar eller önskar delta i upphandlingen kan få del av dem". Någon särskild frist på 4 dagar finns inte under tröskelvärdena.

Svaren gäller alla och kan ändra kraven

Svaret på er fråga går till alla leverantörer som deltar, och ni får på samma sätt svaren på andras frågor. UHM förklarar varför:

Skriv därför frågan så att alla leverantörer kan läsa den, utan uppgifter ni vill hålla för er själva.

Som utgångspunkt delas också frågan med alla, enligt UHM. Om vem som ställde frågan skriver UHM:

Myndigheten kan publicera förtydliganden, kompletteringar eller ändringar i upphandlingsdokumenten. Gå därför igenom er kravlista igen efter varje ny publicering. Kraven finns dessutom inte bara i den del av underlaget som kallas kravspecifikation. UHM skriver:

Gör så här efter varje svar:

1. Läs svaret mot er kravlista.
2. Uppdatera kravlistan om svaret förtydligar eller ändrar ett krav.
3. Kontrollera att utkastet fortfarande besvarar kravet.

Hur ni bygger själva kravlistan beskriver vi i guiden Hitta alla ska-krav i förfrågningsunderlaget.

Förlängd anbudstid

Över tröskelvärdena ska anbudstiden förlängas om upplysningarna inte lämnas inom fristen i 12 kap. 11 § eller om väsentliga ändringar görs i upphandlingsdokumenten (11 kap. 8 §). Under tröskelvärdena gäller detsamma enligt 19 kap. 14 §. Kontrollera därför sista anbudsdag igen efter varje svar.

Anbudstidens längd över tröskelvärdena

Över tröskelvärdena anger 11 kap. 2 § LOU minst 35 dagar vid öppet förfarande, om inte något annat följer av 5-10 §§:

Undantagen är bland annat dessa:

• Ska anbuden skickas in elektroniskt får myndigheten korta fristen i 2 § till minst 30 dagar (11 kap. 6 §). Anbud över tröskelvärdena lämnas som regel in elektroniskt (12 kap. 1 §), så räkna med att anbudstiden kan vara 30 dagar.
• Har myndigheten publicerat en förhandsannons enligt villkoren i 11 kap. 5 § får fristen vara minst 15 dagar.
• Är det på grund av tidsbrist inte möjligt att tillämpa de vanliga fristerna får den också vara minst 15 dagar (11 kap. 10 §, påskyndat förfarande).
• Ger myndigheten inte fri, direkt, fullständig och kostnadsfri tillgång till upphandlingsdokumenten med elektroniska medel från annonsdagen ska fristen förlängas med 5 dagar (11 kap. 9 §). Det gäller inte vid påskyndat förfarande.

Siffrorna gäller öppet förfarande. Andra förfaranden och undantag kan ge andra frister. Vilket datum som gäller för er står i annonsen och i upphandlingsdokumenten.

Anbudstidens längd under tröskelvärdena

Under tröskelvärdena finns inget fast antal dagar. Där anger 19 kap. 11 § LOU:

Påtala oklara eller felaktiga krav tidigt

UHM skriver om fel i upphandlingen som strider mot de grundläggande upphandlingsprinciperna, bland annat likabehandling och öppenhet. Det kan till exempel vara diskriminerande krav eller en för kort anbudstid:

Är ett krav oklart eller felaktigt utformat, ställ då en fråga under anbudstiden. Skriv frågan konkret: ange vilket krav det gäller, var det står och vad som är oklart.

UHM skriver också att leverantören behöver ha gjort vad den kan för att begränsa sin skada, om den vill vinna framgång vid en överprövning. Ett sätt är att påtala felaktigheter och brister i upphandlingsdokumenten medan upphandlingen pågår.

Ett rättsfall om att påtala brister

Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) avgjorde den 6 juli 2022 målet HFD 2022 ref. 30. Region Jönköpings län upphandlade dialysbehandling, och bolaget Nordic Med-com AB (Medcom) fick sitt anbud förkastat eftersom dialysutrustningen inte uppfyllde ett obligatoriskt krav. HFD kom fram till följande. Medcoms anbud hade med rätta förkastats för att det inte uppfyllde ett visst obligatoriskt krav. En sådan leverantör kan inte anses ha lidit skada, eller kunna komma att lida skada, av brister i hur andra obligatoriska krav var utformade.

Målet gällde överprövning i domstol, inte frågor till myndigheten. Enligt 20 kap. 6 § LOU ska domstolen besluta att upphandlingen ska göras om, eller att den får avslutas först när myndigheten har rättat felet. Det gäller om myndigheten har brutit mot lagen och det har medfört att leverantören har lidit eller kan komma att lida skada. I punkt 17 skriver HFD om "det konkurrensuppsökande skedet". Uttrycket är domstolens, och förklaringen är vår: den del av upphandlingen där leverantörer bjuds in att lämna anbud.

Domstolen tog inte ställning till om bolaget hade fått rätt. Uttalandet i punkt 17 gäller just det målet och betyder inte att den som påtalar ett krav tidigt får rätt eller vinner upphandlingen. Vi ger ingen rådgivning om hur ni ska agera i en enskild upphandling, och hur överprövning går till tar den här guiden inte upp.